PELATIHAN MANAJEMEN KEARSIPAN

Manajemen Kearsipan

Deskripsi Pelatihan

Pelatihan Manajemen Kearsipan ini dirancang untuk membekali para profesional administrasi dan staf arsip dengan strategi dan teknik terkini dalam mengelola dokumen dan arsip perusahaan. Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta secara aktif meningkatkan kapabilitas mereka dalam mengorganisasi, menyimpan, dan menemukan informasi dengan cepat dan efisien. Kami memberikan peserta serangkaian metodologi teruji yang mereka butuhkan untuk menavigasi kompleksitas pengelolaan dokumen, yang pada akhirnya menjamin ketersediaan informasi dan kepatuhan terhadap regulasi.

Lebih jauh lagi, urgensi manajemen kearsipan yang efektif didukung oleh data penelitian yang solid. Sebuah studi yang dipublikasikan dalam Journal of Information Management menemukan bahwa perusahaan yang menerapkan sistem manajemen arsip yang terstruktur berhasil mengurangi waktu pencarian dokumen hingga 80% dan menghemat biaya operasional hingga 15% melalui optimalisasi ruang penyimpanan dan digitalisasi. Oleh karena itu, pelatihan ini tidak hanya mengajarkan cara merapikan tumpukan kertas, tetapi juga menekankan pentingnya siklus hidup arsip dari penciptaan hingga pemusnahan, yang pada akhirnya memastikan informasi perusahaan terkelola dengan baik. Hasilnya, peserta tidak hanya menjadi staf yang rapi, tetapi juga menjadi aset strategis yang mampu meningkatkan efisiensi seluruh organisasi.

Secara keseluruhan, pelatihan ini memberikan solusi praktis bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan alur kerja dan mengurangi risiko kehilangan dokumen penting. Kami membimbing peserta melalui setiap tahapan kunci, mulai dari klasifikasi, penataan, hingga pemusnahan arsip. Dengan fokus pada perpaduan antara teori dan praktik, pelatihan ini secara langsung membantu peserta membangun proses kerja yang lebih andal dan dapat dipertanggungjawabkan, yang pada akhirnya akan meningkatkan daya saing perusahaan di era informasi yang sangat dinamis.

Tujuan Pelatihan

Pelatihan ini memiliki beberapa tujuan utama yang ingin dicapai, semuanya berfokus pada penguasaan peserta terhadap manajemen kearsipan.

1. Menguasai Prinsip dan Siklus Hidup Arsip. Pertama-tama, pelatihan ini bertujuan agar peserta memahami dan menguasai prinsip-prinsip dasar manajemen arsip, termasuk konsep siklus hidup arsip dari penciptaan hingga pemusnahan. Kami memberikan fondasi pengetahuan yang kuat, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang terinformasi.
2. Menganalisis Sistem Kearsipan yang Ada dan Mengidentifikasi Kelemahannya. Selanjutnya, kami membekali peserta dengan keterampilan untuk menganalisis sistem kearsipan di organisasi mereka. Peserta belajar cara mengidentifikasi kelemahan, menemukan area untuk perbaikan, dan merumuskan solusi yang efektif.
3. Mengembangkan Prosedur Klasifikasi dan Penataan Dokumen. Kemudian, pelatihan ini juga mengajarkan cara mengembangkan prosedur yang logis dan mudah diikuti untuk mengklasifikasikan dan menata dokumen. Peserta memahami pentingnya indeksasi yang akurat dan penggunaan sistem penamaan yang konsisten.
4. Menyusun Rencana Pelestarian dan Pemusnahan Arsip. Terakhir, tujuan utama dari pelatihan ini adalah agar peserta dapat menyusun rencana pelestarian untuk arsip vital dan rencana pemusnahan yang sesuai dengan regulasi. Kami memastikan peserta mampu membuat keputusan tentang kapan suatu dokumen harus disimpan atau dimusnahkan.

Materi Pelatihan

Kami telah menyusun materi pelatihan ini secara sistematis untuk memastikan peserta mendapatkan pengetahuan dan keterampilan yang paling relevan dan aplikatif.

1. Pengantar Manajemen Kearsipan dan Dasar Hukum. Pertama, peserta akan memulai dengan pemahaman tentang apa itu manajemen kearsipan, pentingnya bagi organisasi, dan landasan hukum yang mengatur pengelolaan arsip di Indonesia.
2. Siklus Hidup Arsip dan Nilai Guna Arsip. Kedua, materi ini fokus pada tahapan-tahapan penting dalam siklus hidup arsip. Peserta belajar cara membedakan antara arsip aktif, inaktif, dan statis, serta cara menentukan nilai gunanya.
3. Teknik Penataan dan Pengendalian Arsip Dinamis. Selanjutnya, kami langsung masuk ke inti materi, yaitu teknik praktis dalam menata arsip yang masih sering digunakan. Peserta belajar metode penataan berdasarkan subjek, tanggal, atau nama, serta cara membuat sistem peminjaman dan pengembalian yang efisien.
4. Digitalisasi Arsip dan Pengelolaan Arsip Elektronik. Kemudian, materi ini mengajarkan cara melakukan digitalisasi arsip dan mengelola arsip dalam format elektronik. Peserta memahami pentingnya metadata, back-up, dan keamanan data untuk arsip digital.
5. Pemeliharaan, Penyusutan, dan Pemusnahan Arsip. Berikutnya, peserta akan mempelajari cara merawat arsip agar tahan lama dan prosedur penyusutan serta pemusnahan yang benar. Kami memberikan panduan tentang cara membuat berita acara pemusnahan yang sah.
6. Studi Kasus dan Workshop Penyusunan Jadwal Retensi Arsip. Terakhir, peserta akan menerapkan semua pengetahuan yang mereka dapatkan melalui serangkaian studi kasus nyata. Dalam sesi ini, peserta secara langsung berlatih menyusun jadwal retensi arsip (JRA) untuk sebuah perusahaan, dengan bimbingan dari para ahli.

Metode Pelatihan

1. Kami menyelenggarakan pelatihan selama dua (2) hari, dimulai dari pukul 09.00 hingga 16.00 setiap harinya.
   Selama sesi berlangsung, tim trainer secara aktif menyampaikan materi melalui kombinasi pemaparan teori, praktik langsung, serta pembahasan studi kasus.
2. Setelah penyampaian materi, kami langsung melaksanakan pre-test dan post-test guna mengukur tingkat pemahaman peserta secara objektif.
3. Selain itu, kami juga menyesuaikan durasi pelatihan dan kebutuhan teknis lainnya berdasarkan permintaan dari perusahaan atau peserta, sehingga pelatihan menjadi lebih relevan dan berdampak.
4. Sepanjang pelatihan, kami secara aktif mendorong keterlibatan peserta dengan menyajikan materi secara interaktif. Kami pun mengajak peserta berdiskusi, baik dalam kelompok kecil maupun besar.
5. Selanjutnya, kami memberikan studi kasus kepada peserta, dan meminta mereka untuk mempresentasikan hasil analisisnya di hadapan peserta lainnya, sehingga terjadi proses belajar yang kolaboratif dan menyeluruh.

Jadwal Informasi Training Terbaru Tahun 2025

Berikut adalah jadwal pelatihan yang telah kami susun untuk tahun 2025:

• Training Bulan Juli : 15 – 16 Juli 2025 (Sudah Lewat dan Terisi) ✅
• Training Bulan Agustus : 20 – 21 Agustus 2025 (Sudah Lewat dan Terisi) ✅
• Training Bulan September : 16 – 17 September 2025
• Training Bulan September : 22 – 23 September 2025
• Training Bulan Oktober : 07 – 08 Oktober 2025
• Training Bulan November : 12 – 13 November 2025
• Training Bulan November : 20 – 21 November 2025
• Training Bulan November : 25 – 26 November 2025
• Training Bulan Desember : 02 – 03 Desember 2025
• Training Bulan Desember : 10 – 11 Desember 2025
• Training Bulan Desember : 18 – 19 Desember 2025

💡 Catatan:

1. Jadwal tersebut dapat berubah sewaktu-waktu mengikuti kebutuhan peserta. Oleh karena itu, sebelum Anda melakukan reservasi hotel atau pembelian tiket perjalanan, kami mohon agar peserta terlebih dahulu menghubungi tim marketing kami.
2. Jika peserta memesan tiket tanpa konfirmasi tertulis (melalui Confirmation Letter), maka kami tidak dapat bertanggung jawab atas perubahan jadwal yang terjadi.

Lokasi Pelatihan

Pelatihan Reguler (Tatap Muka)
Kami mengadakan pelatihan di beberapa kota besar dengan pilihan lokasi sebagai berikut:

• Jakarta – Hotel Amaris Kemang (Rp 6.000.000 / peserta)
• Bandung – Hotel Neo Dipatiukur (Rp 6.500.000 / peserta)
• Yogyakarta – Hotel Ibis Malioboro (Rp 6.500.000 / peserta)
• Bali – Hotel Ibis Kuta (Rp 7.500.000 / peserta)
• Surabaya – Midtown Hotel Surabaya (Rp 6.500.000 / peserta)

💬 Harga tersebut dapat berubah sewaktu-waktu dan bisa kami sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan (negotiable).

Online Training
Kami juga menyelenggarakan pelatihan secara daring (online) melalui platform Zoom untuk memudahkan peserta dari berbagai wilayah.

Inhouse Training
Jika perusahaan ingin menyelenggarakan pelatihan di lokasi internal, kami siap menyesuaikan anggaran dan kurikulum pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan prioritas organisasi Anda.

Fasilitas dan Manfaat Pelatihan

Untuk memberikan pengalaman belajar yang optimal, kami menyediakan berbagai fasilitas dan manfaat, antara lain:

1. Modul dan Training KIT
2. Souvenir Eksklusif
3. Sertifikat Pelatihan
4. Coffee Break dan Makan Siang
5. Trainer yang Kompeten dan Berpengalaman
6. Ruang Pelatihan yang Nyaman dan Dilengkapi Proyektor
7. Ice Breaking yang Interaktif dan Membangun Energi

FAQ (Pertanyaan Umum Terkait Pelatihan)

Siapa saja yang dapat mengikuti pelatihan ini?
Kami membuka pelatihan ini untuk karyawan internal perusahaan, masyarakat umum, mahasiswa, maupun profesional yang sesuai dengan kriteria kami.

Apakah pelatihan ini bersertifikat?
Ya, kami memberikan sertifikat resmi kepada peserta yang telah menyelesaikan seluruh rangkaian pelatihan dan memenuhi syarat kelulusan.

Berapa lama durasi pelatihan?
Rata-rata, pelatihan berlangsung selama 2–3 hari. Namun demikian, kami dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan dan permintaan perusahaan.

Apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum mengikuti pelatihan?
Kami menyarankan peserta untuk membawa alat tulis, laptop, dokumen pendukung, dan jika tersedia, mempelajari materi pendahuluan.

Di kota mana saja pelatihan ini diselenggarakan?
Kami menyelenggarakan pelatihan di berbagai kota besar seperti Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, dan Lombok. Selain itu, kami juga siap mengadakan pelatihan di luar negeri, seperti di Malaysia dan Singapura.

Apakah tersedia evaluasi selama pelatihan?
Tentu saja. Jika perusahaan menghendaki, kami dapat menyelenggarakan evaluasi dalam bentuk pre-test dan post-test untuk mengukur perkembangan peserta.

Apakah pelatihan tersedia dalam format online atau hybrid?
Ya, kami menyediakan pelatihan dalam format online, tatap muka, maupun hybrid, sesuai kebutuhan peserta. Kami juga memberikan opsi inhouse training yang fleksibel bagi perusahaan.

Siapa yang menjadi pemateri dalam pelatihan ini?
Kami menghadirkan trainer yang berpengalaman, kompeten, dan ahli di bidangnya, yang siap berbagi praktik terbaik dan pengetahuan aplikatif.

💡Catatan Penting:
Karena materi, lokasi, dan jadwal pelatihan dapat berubah sewaktu-waktu, kami mohon peserta untuk melakukan konfirmasi terlebih dahulu.