Sebagai supporting unit, General Affair (GA) memiliki peran yang tidak kalah penting dibanding departemen lain untuk kesuksesan perusahaan. Tanpa GA yang cakap, perusahaan tidak bisa berjalan dengan sempurna atau menghasilkan performance yang optimal. Ciri dari tugas-tugas GA adalah banyaknya varian tugas yang masing-masing memerlukan pengetahuan dan keterampilan tersendiri seperti, electricity, perizinan, keamanan, building maintenance, kendaraan, insurance, dampak limbah dll. Konsekuensi dari beragamnya tugas ini adalah kompleksitas keahlian teknis yang diperlukan pelaku GA. Sementara, seorang pelaku GA yang berangkat dari satu latar belakang pendidikan tertentu, tidak mungkin memiliki seluruh keahlian teknis yang diperlukan GA.
Tampaknya, permasalahan di atas dapat diatasi dengan merekrut karyawan yang sesuai bidang keahliannya. Namun pada kenyataannya, tidak semua perusahaan memiliki keleluasaan dalam menambah karyawan khususnya di bidang GA. Selain itu isu persoalan GA tidak berhenti di kompleksitas keahlian teknis. Ketika beragam tugas GA harus saling berinteraksi dan berkoordinasi baik secara internal maupun secara eksternal dengan pihak departemen lain ataupun pihak di luar perusahaan, maka kemampuan dalam me-manage beragam tugas tersebut menjadi tantangan tersendiri yang wajib diatasi GA. Oleh karena itu penting bagi pelaku GA terutama yang men-supervisi tugas-tugas GA, selain menguasai keahlian teknis, juga memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam me-manage pekerjaan. Dan terkait dengan aktivitas GA dalam komunikasi eksternal, penting bagi pelaku GA untuk menguasai dasar-dasar keterampilan komunikasi khususnya dalam hal negosiasi ketika menyelesaikan masalah-masalah dengan pihak luar.
Melalui pelatihan ini, peserta akan diberikan pengetahuan tentang tugas-tugas dari bidang GA sehingga seorang pelaku GA pada satu area tugas sudah siap secara wawasan pengetahuan bila ternyata harus dimutasi atau dirolling ke area tugas lain di bidang GA. Selain itu peserta juga akan dilengkapi dengan pengetahuan tentang dasar-dasar kemampuan manajerial dan negosiasi yang diperlukan dalam pengembangan kompetensi pelaku GA sehingga dapat menjalankan tugas dengan sebaik-baiknya.
TUJUAN
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu :
* Memahami fungsi dan peran GA di dalam organisasi
* Memiliki pengetahuan lengkap untuk menyelesaikan tugas-tugas GA
* Menganalisis kinerja GA dan mengoptimalkan area yang masih perlu ditingkatkan
* Mengantisipasi dan menyelesaikan masalah-masalah darurat yang mungkin terjadi
* Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya
OUTLINE MATERI
1. Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair
2. Aspek & Ruang Lingkup Pekerjaan di General Affair :
* Building Management
* Pelaksanaan Keamanan dan Ketertiban
* Pengurusan Kendaraan Perusahaan dan Fasilitas Pool
* Pengurusan Tenaga Kerja Asing
* Cleaning Service dan Penanganan Limbah
* Recepsionist dan Operator Telepon
* Kantin
* Alat Tulis Kantor
* Insurance Management
3. Komunikasi Internal dengan Departemen di Lingkungan Perusahaan dan Direksi
4. Komunikasi Eksternal dengan Lingkungan Sekitar Tempat Usaha (Antar Perusahaan yang Sejenis, Tetangga, Kawasan Industri, Aparat Keamanan Terdekat, RT/RW/Lurah, dsb)
5. Antisipasi & Penanganan Masalah di Bidang General Affair
6. Contoh-contoh Form yang Digunakan di General Affair
7. Pengembangan Area Manajerial Internal GA
8. Kompetisi yang Diperlukan oleh Profesional GA
9. Manajemen Gedung
PARTICIPANT
1. GA Staff
2. GA Supervisor
3. HR and GA Officer
METODE
Presentation
Discussion
Case Study
Evaluation
