Pelatihan Document and Record Management

Komunikasi tertulis, berupa surat-surat, laporan, memo, formulir pesanan dan sebagainya, diperlukan setiap hari untuk beroperasinya setiap organisasi atau perusahaan. Agar pencapaian sasaran organisasi berhasil baik, dokumen-dokumen tersebut perlu disimpan secara sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat setiap saat sesuai dengan pedoman-pedoman pengarsipan yang digunakan. Di samping itu, arsip bukan hanya diperlukan dalam bentuk hard copy, namun juga soft copy. Untuk itu, proses alih media dan manajemen electronic filing perlu diperhatikan.

Dengan mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan dapat mengelola arus keluar masuknya surat untuk menghindari timbulnya kekacauan arus informasi yang dapat mengakibatkan kerugian waktu, pikiran, dan material pada perusahaan atau organisasi.

TUJUAN

Tujuan pemberian pelatihan ini adalah :
1. Memberikan pemahaman tentang arti penting dan peranan dokumen/arsip dalam kegiatan administrasi.
2. Memberikan pemahaman tentang peraturan dan perundang-undangan pengelolaan dokumen/arsip yang berlaku sehingga tata kelola dokumen/arsip yang dilakukan dapat dipertanggung jawabkan.
3. Memberikan pemahaman tentang siklus/daur hidup dokumen/arsip yang berdampak pada pemahaman dalam pengelololaannya sehingga berkesinambungannya pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan dalam suatu sistem yang terpadu.
4. Memberikan pemahaman tentang bisnis proses pengendalian, pendistribusian surat/dokumen yang efektif dan efisien baik proses secara manual dan proses secara elektronik (e filing system).
5. Memberikan pemahaman tentang karakteristik dokumen/arsip yang tercipta sehingga memudahkan dalam menentukan sistem penataan berkas yang tepat, efektif dan efisien dalam pencariannya baik secara manual maupun elektronik (e filing system).
6. Memberikan pemahaman tentang fungsi dokumen/arsip baik penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam menentukan jangka simpan/retensi dokumen/arsip yang tercipta.
7. Memberikan pemahaman tentang tata cara penyusutan pemindahan dokumen/arsip dari arsip aktif ke in aktif yang tercipta di Unit Kerja/Pengolah.
8. Memberikan pemahaman tentang tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang umur/retensi dokumen/arsip di bawah dan di atas 10 tahun sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
9. Memberikan pemahaman tentang penggunaan sarana dan prasarana pengendalian surat dan pengendalian dokumen/arsip secara tetap, efektif, efisien sehingga dapat hemat dan tepat dalam pemakaian sarana dan prasana yang digunaka.

MATERI

1. Problems and Solutions

* Services to External Customer dan Internal Customer
* Efficiency
* Security

2. The Principles

* Basic principles: ISO 9001:2000 and ISO 15489 contexts
* Document dan Record Life Cycle
* Term and Definitions

3. Policy and Responsibility

* Pengembangan policy statement
* Penetapan responsibility and authority
* Monitoring and auditing the performance
* Disaster recovery planning

4. Alih Media Hardcopy to Electronic Media

* Softcopy record center development
* EDMS (Electronic Document Management System) component
* Document management
* Memilih teknologi EDMS tepat guna

5. Program 5R

* Ringkas
* Rapi
* Resik
* Rawat
* Rajin

6. Filing System

* Access system : direct system, indirect system
* Sistem abjad nama, abjad subjek, abjad geografis
* Sistem numeric, Sistem kronologis/tanggal

7. Media Format

* Sarana yang diperlukan
* Teknik penyimpanan dokumen

8. Record Center

* Pemeliharaan arsip
* Pengendalian arsip
* Penemuan arsip retrieve
* Penyusutan dan pemusnahan arsip

METHOD

Presentation

Discussion

Case Study

Evaluation