Bagian umum merupakan tangan kanan operasional dari Departemen HRD, karena beberapa pekerjaannya sangat membantu kelancaran operasional dan merupakan tugas-tugas pelayanan di bidang SDM, tetapi d beberapa perusahaan Divisi GA berdiri sendiri dan tidak dalam lingkup HRD.
Bahkan di beberapa perusahaan besar atau sedang (terutama bidang industri yang padat karya), GA juga menangani permasalahan Hubungan Industrial (Industrial Relation) baik untuk menyelesaikan masalah internal (kekaryawanan) maupun masalah dengan lingkungan sekitar lokasi pabrik/perusahaan (eksternal).
Sesuai namanya, divisi General Affair (GA) atau Divisi Umum merupakan supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor.
Bertolak dari kebutuhan tersebut, maka kami menawarkan suatu program pengembangan bagian umum (General Affairs Management) selama 2 (dua) hari, yang selain diperuntukkan bagi pelaksana/staff bagian umum, juga untuk level supervisor maupun manager. Selain itu, juga penting bagi pengelola SDM (Orang-orang HRD), juga bagi para Supervisor atau Manager Teknis di luar Bagian Umum, yang ingin mengetahui lebih jauh seluk beluk General Affairs.
TUJUAN DAN MANFAAT
Setelah mengikuti program pelatihan ini diharapkan peserta akan lebih baik untuk:
* Memahami fungsi dan peran General Affairs didalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi
* Memiliki pengetahuan lengkap untuk menyelesaikan tugas-tugas GA
* Lebih memahami arti dan fungsi dukungan pelayanan yang diinginkan oleh perusahaan maupun oleh “internal customer�
* Memahami pentingnya proses dan system dalam meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan oleh General Affairs
* Mampu menganalisa kinerja General Affairs serta menetapkan wilayah mana saja yang memerlukan peningkatan agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan
* Mengerti cara menetapkan kompetensi standar yang dibutuhkan bagi para professional General Affairs
* Mengetahui serta memahami non functional management yang minimal harus dikuasai dalam posisinya sebagai seorang manager.
PARTICIPANT
* Para bagian GA
* Para Industrial Relation Manager atau Officer dan Staff
* Para Manager Non HR yang berminat mempelajari GA & IR
* Para Executive atau Praktisi Bisnis yang ingin tahu mengenaiIndustrial Relation Management
* Karyawan lain yang berkaitan dengan dan /atau yang mengelola SDM (misal: General Affairs; Industrial Relation; Humas; dlsb)
* Professional atau Individu yang berkaitan dengan pengelolaan SDM
* General Affairs yang ingin meningkatkan kualitas kinerjanya
MATERI
1. Definisi / pandangan umum General Affairs
2. Fungsi dan peran General Affairs di organisasi dalam mendukung sasaran strategi organisasi
3. Kompetensi motivasi yang diperlukan oleh professional General Affairs
4. Fungsi / peran Industrial Relations dalam suatu organisasi
5. Ruang lingkup tanggung jawab Industrial Relations
6. Jenis layanan yang menjadi tugas & tanggung jawab General Affairs
+ Building Management
+ Pelaksanaan keamanan dan ketertiban serta kebersihan
+ Pengurusan kendaraan perusahaan dan fasilitas pool
+ Mengurus berbagai perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
+ Pengurusan visa dan passport
+ Pengurusan arsip
+ Pengurusan Tenaga Kerja Asing
+ Cleaning Service dan penanganan limbah
+ Recepsionist dan operator telepon serta keluar masuk Tamu
+ Kantin Laundry & Mess Perusahaan
+ Alat Tulis Kantor
+ Insurance Management
+ Pemeliharaan kesehatan, safety dan pelaksanaan K3 bagi seluruh karyawan
+ Pelaksanaan event khusus
+ Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
+ Outsourcing Management / Labour Suply / Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing) Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
7. Komunikasi internal dengan departemen di lingkungan perusahaan dan direksi
8. Komunikasi eksternal dengan lingkungan sekitar tempat usaha (Antar Perusahaan Yang Sejenis, Tetangga, Kawasan Industri, Aparat Keamanan Terdekat, Rt/Rw/Lurah, Dsb)
9. Antisipasi & Penanganan Masalah Di Bidang General Affair
10. Menetapkan Kompetensi General Affairs & Industrial Relations
11. Mengidentifikasi kunci keberhasilan General Affairs sebagai fungsi pendukung dalam melayani organisasi & internal customer.
12. Menilai kinerja General Affairs dari sisi proses dan sistem
13. Menerapkan kebijakan kedalam sistem di General Affairs
14. Memahami pentingnya good interelationship untuk profesional General Affairs
15. Menghadapi internal customer yang sulit
16. Meningkatkan kinerja dan citra General Affairs
17. Teknik Melakukan Negosiasi dengan vendor
18. Tiga elemen penting dalam negosiasi
19. Evaluasi Negosiasi
20. Cara Memperbaiki Kemampuan Menyimak
21. Tahap Negosiasi
22. Antisipasi Permasalahan pekerjaan di general Affairs
METHOD
Presentation
Discussion
Case Study
Evaluation
Instructor by : Sabihaini
