Bagi Perusahaan, data/arsip sangat penting untuk menunjang aktivitas bisnis. Data yang terkelola dengan baik dapat menghasilkan informasi untuk mencegah terjadinya duplikasi yang tidak diperlukan. Data yang terorganisasi dan saling berkaitan satu sama lainnya disebut dengan database. Sedangkan untuk mengelola dan mengorganisasikan database diperlukan Database Management System yang baik. Dalam dunia bisnis, Database Management System adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database yang merupakan bagian dari manajemen sumber daya informasi.
Salah satu masalah apabila pengelolaan data tidak terkelola dengan baik adalah adanya problem dalam pencarian arsip yang memerlukan waktu lama atau kadang arsip tidak dapat ditemukan. Akibatnya sebuah keputusan yang hendak diambil menjadi tertunda atau tidak didukung oleh data yang memadai dan akurat. Oleh karena itu, karyawan perlu di-upgrade pengetahuannya dalam hal manajemen database dan filing system.
Pelatihan ini akan membekali peserta, khususnya para sekretaris dan administrasi profesional mengenai pengelolaan arsip dengan menggunakan database maupun secara manual. Apabila hal tersebut sudah diimplementasikan dengan baik, akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing perusahaan.
OBJECTIVE
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat :
* Memahami bagaimana mengelola arsip baik secara manual dan program komputer
* Memahami pengelolaan data berbasis manajemen database yang dilengkapi program aplikasi yang mampu mengakses data yang diperlukan secara mudah dan akurat
* Menyusun arsip berdasarkan database
* Menggunakan strategi pemilihan program database
* Mengimplementasikan program database untuk sistem pengarsipan
COURSE OUTLINE
* Arti dan Pentingnya Manajemen Perkantoran
* Kebutuhan dan Penggunaan informasi
* Regulasi dan UU Kearsipan RI (UU No.7 Tahun 1971 s/d UU Kearsipan No.43 Tahun 2009)
* Database Management System (DMS) : Konsep dan Peran DMS dalam Organisasi
* Komponen Utama DMS : Kamus Data, Utilitas, Penghasil Laporan
* Database Program Selection Strategy for File Management System
* Database Program Implementation for File Management System
* Klasifikasi Jenis-jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
* Kode Klasifikasi dan Kode Indeks dalam Pengelolaan Arsip
* Pemanfaatan Teknologi Modern untuk Sarana Pengolahan Informasi
* Tahapan dan Prosedur Filing System
* Metode Pengawasan dan Pemindahan File
* Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
* Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing
* Proses Penyusutan Umur Dokumen (Document, Records dan Archive)
* Tingkat Akurasi Rasio Kecermatan Pengambilan Dokumen
* Ratio Efektivitas Manajemen dalam Mengelola Arsip
* Media Penyimpanan untuk Electronic Filing System Implementasi dari Document Control Based on ISO 9001
* Level Security User Access Application
* Pemilihan Tools
* Model pemrograman
* Arsitektur Sistem Database & Kebebasan Data
* Praktek dan Studi Kasus
PARTICIPANT
Pelatihan ini sesuai untuk diikuti oleh para Sekretaris, Staff IT, Database Administrator atau personel yang berkepentingan terhadap pengelolaan database dan filing system di perusahaan.
METHOD
Pre test
Presentation
Discussion
Case Study
Post test
Evaluation
