E-Procurement Audit Training

Pemanfaatan e-lelang dalam pengadaan barang/jasa oleh pemerintah memberikan harapan baru bagi terciptanya pengadaan barang/jasa yang transparan dan akuntabel. Selain meningkatkan efisiensi dengan penghematan biaya penggandaan dokumen, biaya transportasi peserta lelang, dll. E-lelang juga lebih meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pelaksanaan lelang. Namun demikian e-lelang belum mampu menghilangkan korupsi, kolusi dan nepotisme dalam pengadaan barang dan jasa, terutama karena faktor manusia yang memang berniat tidak baik dalam pengadaan barang dan jasa.

Auditor memiliki peranan untuk mendorong perbaikan dalam pelaksanaan e-lelang agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Untuk itu diperlukan peningkatan kapasitas auditor agar terus dapat mengembangkan prosedur dan teknik audit untuk mendeteksi permasalahn dan kecurangan yang terjadi dalam pelaksanaan e-lelang.

Pedoman audit terhadap pelaksanaan e-tender sebenarnya sudah disediakan oleh LKPP dalam bentuk Petunjuk Pengoperasian Aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik. Namun pedoman tersebut hanya menjelaskan bagaimana cara auditor dapat mengambil data/informasi secara online tanpa harus meminta kepada ULP/Pokja ULP, untuk kemudian dianalisis secara konvensional (di luar aplikasi SPSE) dan diperlukan prosedur audit tambahan untuk menguji validitas pelaksanaan e-lelang. Bagaimana Auditi dapat menaggapi dan melaksanakan ketentuan yang berlaku dan sejalan dengan system pengawasan secara elektronik sehingga sinergi antara pelaksana dan pengawasan sehingga perlu pemahaman system prosedur pengawasan pengadaan secara elektronik.

MATERI

A. Prosedur audit e-procurement

1. Identifikasi fasilitas yang tersedia di e-audit yaitu :

* Memungkinkan auditor untuk melakukan fungsi-fungsi audit
* Memungkinkan auditor mengambil data dari pusat data LPSE dan menyimpannya di pusat data tersendiri
* Memungkinkan adanya kolaborasi antara auditor dengan auditee dalam proses audit (komunikasi dapat didokumentasikan)
* Memungkinkan auditor menyampaikan summary dan informasi-informasi hasil audit yang dapat ditindaklanjuti oleh auditee

2. Memahami Pelaksanaan e-audit :
1. Tahap persiapan

* Auditor menyerahkan surat tugas kepada auditee (Panitia Pengadaan) dan diteruskan kepada LPSE untuk mendapat akses ke aplikasi SPSE
* LPSE menerima, menyimpan, dan menerbitkan kode akses terhadap nama-nama yang tercantum dalam surat tugas

2. Tahap pelaksanaan

* Proses audit pengadaan barang/ jasa secara elektronik dilaksanakan melalui fasilitas yang disediakan dalam aplikasi SPSE
* Auditor hanya dapat mengakses data dan informasi yang disampaikan ULP/ Panitia Pengadaan untuk memperoleh informasi dalam rangka proses audit.

B. Prosedur audit tambahan terhadap pelaksanaan e-procurement

1. Bagaimana pengujian terhadap prosedur persetujuan lelang. Pada tahapan persiapan lelang, ULP/ Pokja ULP memperoleh user id dari admin LPSE untuk bisa mengakses system e-lelang. Seluruh anggota ULP/ Pokja ULP bisa mengunggah maupun pengunduh informasi ke/dari aplikasi e-lelang. Untuk memberikan persetujuan pelaksanaan lelang, hanya bisa dilakukan oleh user id ketua ULP/Pokja ULP.

2. Bagaimana pengujian terhadap validitas time-frame penggunaan user id. Setiap aktivitas yang dilakukan oleh pemilik user id penyedia barang/ jasa akan terekam dalam log akses masing-masing user. Seharusnya setiap kali user id melakukan aktivitas dalam aplikasi SPSE, maka user id tersebut sedang dalam kondisi log in ke dalam aplikasi. Untuk mengidentifikasi permasalahn tersebut, auditor perlu menganalisis data waktu aktivitas user id penyedian pada saat melakukan pendaftaran lelang, mengikuti anwijing. File penawarannya diterima oleh server, maupun saat melakukan sanggahan. Data tersebut kemudian dibandingkan dengan log akses user id yang bersangkutan, yang dapat diperoleh dengan meng-klik icon yang tersedia di sebelah nama perusahaan peserta lelang.

3. Bagaimana pengujian terhadap acces control oleh ULP/Pokja ULP. Belum semua anggota ULP/Pokja ULP memahami teknis penggunaan aplikasi SPSE, meskipun sudah mendapatkan pelatihan mengenai hal tersebut. Kondisi inii menyebabkan ada sebagian ULP/Pokja Ulp yang menyerahkan teknis operasi aplikasi kepada pihak lain di luar keanggotaan ULP. Hal ini menyebabkan acces control terhadap data/ informasi lelang menjadi lemah, dan memungkinkan penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Untuk mendeteksi hal tersebut, auditor perlu memperoleh data aktivitas user id masing-masing anggota ULP/ Pokja ULP melalui summary report, serta data log akses-nya. Selanjutnya berdasarkan data tersebut dilakukan klarifikasi kepada pemilik user id untuk memastikan bahwa yang bersangkutan benar-benar melakukan aktivitas tersebut.

4. Bagaimana pengujian terhadap kemungkinan kolusi antara ULP/Pokja ULP dengan penyedia. Sebelum mengunggah dokumen penawaran, peserta lelang terlebih dahulu melakukan enkripsi file dengan menggunakan aplikasi pengamanan dokumen (Apendo) yang disediakan oleh LPSE. Untuk membuka file penawaran tersebut, hanya bisa dilakukan dengan menggunakan password apendo yang telah diubah oleh peserta yang bersangkuan atau dengan menggunakan password panitia. Dengan demikian peserta lelang tidak dapat membuka file penawaran dari peserta lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah kolusi antar peserta lelang sehingga terjadi persaingan yang sehat.

5. Bagaimana pujian terhadap kemungkinan kerjasama antar peserta lelang. Sumber akses oleh peserta lelng ke dalam aplikasi SPSE ditunjukkan dengan IP address yang dapat diperoleh pada data log akses masing-masing user id peserta lelang. IP address adalah identifikasi numeric pada alamat dasar dari sebuah computer ketika beradapada bagian jaringan computer. Kerjasama yang tidak sehat antar peserta lelang diindikasikan dari kesamaan IP address yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan penyedia barang/jasa pada saat menyampaikan sanggahan. Kesamaan IP address menunjukkan bahwa satu orang/ satu pihak yang sama menggunakan lebih dari 1 user id untuk mengikuti 1 paket lelang. Untuk mendeteksi hal tersebut, auditor perlu menganalisis hubungan IP address IP address dari data log akses, yang digunakan oleh setiap peserta lelang pada tahapan pendaftraran sampai dengan sanggahan.

6. Bagaimana pengujian terhadap kemungkinan pengaturan availability aplikasi SPSE. Banyak keluhan yang disampaikan penyedia barang/jasa mengenai sulitnya mengunggah file penawaran ke dalam aplikasi SPSE. Hal tersebut selain disebabkan oleh keterbatasan kapasitas jaringan internet yang dimiliki LPSE, tidak tertutup kemungkinan adanya kesengajaan dari pihak tertentu untuk membatasi pemasukan file penawaran, setelah penawaran dari rekanan tertentu diterima untuk membatasi pemasukan file penawaran, setelah penawarandari rekanan tertentu diterima oleh serves LPSE.

Untuk membuktikan hal tersebut, perlu dilakukan audit dengan pendekatan forensic computer agar seluruh aktivitas server LPSE pada periode pelaksanaan lelang dapat diketahui. Dengan demikian bila ada kesengajaan untuk mengatur availability aplikasi SPSE untuk meguntungkan rekanan tertentu, hal tersebut dapat diketahui.

METHOD

Presentation

Discussion

Case Study

Evaluation