Training ini akan membahas mengenai pengarsipan dan pengelolaan dokumen kantor sehingga dokumen selalu dalam keadaan siap diperlukan, uptodate dan dalam keadaan terkontrol agar dapat diaplikasikan kemudian di perusahaan atau organisasi.
BENEFIT
Setelah mengikuti training ini diharapkan peserta dapat memahami dan mengimplementasikan pola penyimpanan arsip atau document control yang efektif, cepat, tepat dan efisien serta mampu memanfaatkan sistem informasi filing system.
OUTLINE MATERI
1. Ruang Lingkup Document Control dan Filing System
2. Dokumentasi dan Pengarsipan
* Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
* Jenis arsip
* Tujuan dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan Arsip
* Penggandaan dan pendistribusian arsip
* Penataan arsip (Klasifikasi dan Pengkodean Arsip)
* Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
* Peminjaman dan penyusutan arsip
3. Sistem Pemberkasan Dokumen
* Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis, prinsip klasifikasi
* Klasifikasi abjad: Sistem Kamus, Sistem Ensiklopedia dan Sistem Geografis, Klasifikasi Angka, Sistem Pemberkasan Desimal, Sistem Pemberkasan Kronologis, dan Klasifikasi Alfanumerik
* Pengindeksan dan Kualitas Indeks
* Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC), Alfabetikal
* Prosedur pemeliharaan berkas
* Pengawasan dan pengelompokkan berkas
* Disposisi
* Pengelolaan ruang berkas
* Masalah umum pemberkasan
4. Manajemen Dokumen Elektronik
* Perencanaan
* Survei dokumen dan informasi
* Penilaian dokumen
* Metadata dan kebijakan
* Strategi kontekstual
* Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi
5. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
* Konsep Digital Filing System & perangkat pendukungnya
* Isu Legalitas Arsip Digital
* Prosedur Alihmedia/Imaging Document
* Kategori pengenalan Scanner
* Kategori dan Komponen EDMS
* Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
* Alat dan Media Penyimpanan (Storage)
* Kompanen Biaya pada implementasi EDMS
6. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
* Makna dan dampak otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
* Aplikasi otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
* Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
* Software untuk Administrasi Perkantoran
* Sistem Arsip Elektronik
* Sistem Informasi Manajemen
* Manajemen Basis data
* LAN, Intranet, dan Internet
PARTICIPANT
Pimpinan (Manajer/Supervisor/Head Section) atau Support Personnel (Staff Administrasi/Sekretaris) yang terlibat dalam kegiatan administrasi kantor atau pengarsipan dokumen perusahaan
METHOD
Presentation
Discussion
Case Study
Evaluation
